はい、専任のWeb担当者がいなくても、ホームページを集客に活用することは可能です。大切なのは、社内で判断することと、制作会社などの外部へ任せることを分け、続けられる運用体制を作ることです。
「ホームページを作りたいけれど、更新する社員がいない」「事務担当者に任せているが、通常業務が忙しく手が回らない」。公開後の運用は気になる問題ではないでしょうか。
最初から専門知識のある社員を採用したり、毎日ブログを書いたりする必要はありません。まずは、何を自社で行い、どの作業を外部へ依頼するかを整理しましょう。
社内で決めておきたい3つのこと
制作会社へ運用を依頼する場合も自社の事業について判断する窓口は必要です。経営者や兼任担当者が、次の3つを確認できる体制を整えましょう。
1．誰に、どの商品・サービスを届けたいか
「問い合わせを増やしたい」だけでは、取り組む内容を決めにくくなります。
例えば、「静岡市内の法人から保守契約の相談を増やしたい」「新しく始めたサービスを既存顧客以外にも知ってほしい」など、対象と目的を具体的にします。
制作会社は、その情報をもとに必要なページや集客方法、問い合わせまでの導線を提案しやすくなります。
2．掲載情報が現状と合っているか
料金、対応地域、サービス内容、営業時間などが変わっても、外部の制作会社がすべて把握できるわけではありません。
変更があったときに連絡する人と掲載前に内容を確認する人を決めておきましょう。同じ人が兼任しても構いません。情報が止まらず、正しい内容を公開できることが大切です。
3．問い合わせに誰が対応するか
ホームページから相談が届いても担当者が気づかなかったり、返信が遅れたりすると商談の機会を逃す可能性があります。
問い合わせメールを誰が確認するか、不在時は誰が代わるか、内容に応じて誰へ引き継ぐかを決めておきましょう。送信完了後の自動返信と担当者からの回答は別のものとして考える必要があります。
制作会社へ任せやすい仕事は？
専門知識や作業時間が必要な業務は、外部へ依頼する方が効率が良いです
「餅は餅屋」という諺があるように、任せられるところは業者に任せて本業に時間を費やしましょう。
- ページの更新：文章・写真・料金の差し替え、お知らせや事例の掲載
- ページの制作：新しいサービス原稿の整理、顧客の疑問をもとにした記事企画
- SEO・広告運用：検索されるキーワードの調査、ページ改善、広告の設定・調整
- アクセス解析：GA4などのデータ確認、課題の整理、改善提案
- 保守管理：システム更新、バックアップ、不具合への対応
依頼できる範囲は制作会社や契約内容によって異なります。作業内容と費用を確認してから依頼しましょう。
また、写真や原稿を完成させて渡す時間が取れない場合は、箇条書きのメモや打ち合わせから原稿を作成してもらえるかを相談すると、社内の負担を減らせます。
自社運用と外注は、どう分担すればよいですか？
判断の目安は、更新の頻度、社内で使える時間、必要な専門知識です。
お知らせを時々掲載する程度なら、自社更新と必要時のスポット依頼で運用できる場合があります。一方、広告の調整やアクセス解析、ページ改善まで続けたい場合は、定期的に外部の支援を受ける方法が考えられます。
最初からすべてを自社で行おうとせず、事業の判断と顧客対応は社内、専門的な作業は外部という分担から検討してみましょう。成果を確認しながら、任せる範囲を調整することもできます。
株式会社ウェブサクセスでは、静岡市を中心に、ホームページ制作やWeb集客に関するご相談を承っています。
「担当できる社員がいない」「今のホームページを活用したいが、何から始めればよいか分からない」という場合も、現在の体制や目的をお聞かせください。社内で取り組めることと、外部の支援が必要なことを整理するところからご相談いただけます。
